Syftet med den frivilliga rapporteringen avgör på vilken nivå rapporteringen ska utformas, hur omfattande den ska vara och vilket format den ska ha. Den första frågan att ställa är “varför utarbetar verksamheten en VSME-rapport?”. En VSME-rapport kan tas fram för att uppfylla krav och förväntningar från flera olika intressenter. Detta kan till exempel omfatta kundkrav, krav från långivare eller investerare, eller andra syften kopplade till frivillig rapportering. Olika intressenter har olika informationsbehov, och rapportens innehåll, struktur och detaljnivå måste därför anpassas efter mottagaren och vilka frågor rapporten ska kunna besvara. När det gäller format är det viktigt att ha klargjort hur VSME-rapporten ska användas, till exempel om den ska publiceras på webbplatsen eller bifogas som PDF vid förfrågningar.
Den frivilliga rapporteringen ska spegla verksamheten, och det innehåll som är valt att ha med bör vara relevant, tillförlitligt, jämförbart, begripligt och verifierbart. Det är bättre att rapportera det som verkligen är viktigt än att försöka täcka allt.
Om det redan finns riktlinjer (policyer) och data för verksamheten, är en stor del av grunden för rapporteringen redan på plats. Kanske har det redan genomförts en klimatberäkning, energikartläggning eller liknande. Ofta finns det också data i befintliga system som ekonomi-, HR- eller inköpssystem. Det är ofta enklare att börja med att fylla VSME-rapporten med det som redan finns och därefter bygga vidare.
Det är viktigt att dokumentera hur innehållet har tagits fram för att säkerställa transparens. Rapporten bör beskriva nuläget, vilka mål som har satts och hur måluppfyllelsen följs upp.
När DIB:s VSME-rapport skulle tas fram utgick vi från strukturen i andra VSME-rapporter. En bra start kan vara att titta på rapportstrukturen hos en liknande verksamhet och bedöma vilka rubriker som är relevanta för den egna verksamheten. När ramarna för rapporten är på plats kan arbetet med att fylla dokumentet med innehåll börja. Det är ofta i den fasen som behovet av ytterligare information och underlag blir tydligt.
När texten är färdig kan visuella element bidra till att göra VSME-rapporten mer överskådlig och lättläst. Sådana element som tabeller, figurer, diagram och bilagor, ska inte ersätta texten utan fungera som stöd och förtydligande av innehållet.
Arbetet med VSME-rapporteringen i DIB har pågått som ett stegvis och lärandebaserat projekt sedan hösten 2025. Vi har etablerat en projektgrupp, satt en struktur för arbetet och utgått från både VSME-standarden och koncernens befintliga hållbarhetsrapportering (rapportering enligt ESRS).
Under arbetets gång har vi arbetat med att identifiera relevanta hållbarhetsområden med utgångspunkt i koncernens väsentlighetsanalys, kompletterad med egna bedömningar där det har varit nödvändigt. Vi har vidare genomfört en gap-analys, testat olika rapporteringsverktyg (EFRAG och NSRS) och påbörjat insamling och strukturering av relevant data. Parallellt har vi klargjort viktiga avgränsningar, bland annat kopplade till geografiskt omfång och dataunderlag, samt haft löpande dialog med övriga företag i koncernen för att säkerställa överensstämmelse i rapporteringen.
Arbetet har synliggjort flera områden där vi behöver vidareutveckla rutiner och datakvalitet, till exempel kopplat till implementering av koncernpolicyer, avfallshantering och vissa utsläppsberäkningar. Detta är en naturlig del av en första rapporteringscykel och ger ett viktigt underlag för fortsatt förbättring.
Målet är att färdigställa och publicera en första version av VSME-rapporten i samband med övrig extern rapportering (senast inom tidsramen för årsredovisningen). Ambitionen framåt är att vidareutveckla rapporteringen från en första nulägesbild till ett mer integrerat styrningsverktyg, där mål, uppföljning och förbättringsarbete blir tydligare över tid.
Läs också: Från rapportering till förbättring: nästa steg i vår VSME-resa
ESRS (European Sustainability Reporting Standards) och VSME (Voluntary Standard for non-listed, micro-, small, and medium-sized undertakings) är två ramverk för hållbarhetsrapportering, men de är utvecklade...
